Mediacje gospodarcze rozwiązują konflikty biznesowe powstałe w efekcie prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorstwa i przedsiębiorców.
Wykorzystywane są w sytuacjach, w których z różnych względów nie można wykorzystać najbardziej popularnego w działalności gospodarczej narzędzia, jakim są negocjacje biznesowe. Mediacje gospodarcze to przede wszystkim poufny i dobrowolny sposób rozwiązywania sporów z pomocą neutralnego i bezstronnego mediatora, który stoi na straży zasad mediacji i pomaga stronom we wzajemnej komunikacji, określaniu interesów i kwestii do dyskusji oraz w znalezieniu najbardziej korzystnego dla stron porozumienia.
W biznesie, podstawą do podjęcia mediacji jest zaistnienie sporu czy konfliktu,
który strony chcą rozwiązać. Podstawą negocjacji natomiast może, ale nie musi być spór. Negocjacje zazwyczaj są podejmowane przez strony, gdy są one świadome wspólnoty przynajmniej części interesów lub mają do osiągnięcia wspólne cele.
Mediacje gospodarcze często są poprzedzane negocjacjami.
Zazwyczaj są prowadzone, gdy wcześniejsze negocjacje nie zakończyły się porozumieniem. Jeśli w efekcie mediacji nie osiągnięto ugody, a komunikacja między stronami poprawiła się i są możliwe dalsze rozmowy, wtedy strony mogą ostateczne porozumienie wypracować w drodze negocjacji, już po zakończeniu mediacji.
Chęć dalszej współpracy wpływa bardzo pozytywnie na powodzenie mediacji gospodarczych.
Bardzo istotnym warunkiem powodzenia mediacji jest istnienie pomiędzy stronami chęci dalszej współpracy. Obszar wzajemnych ustępstw zazwyczaj jest wprost proporcjonalny do zainteresowania stron kontynuowaniem współpracy biznesowej w przyszłości.
Poniżej przedstawiam przykłady okoliczności biznesowych, w których mediacja gospodarcza może być bardzo skuteczna. Mam nadzieję, że pomogą one Państwu zdecydować, czy warto skorzystać z usług mediatora gospodarczego.
Twój kontrahent działa nieuczciwie, łamiąc zasady dobrej współpracy?
Brak terminowej dostawy, zgodnej z zamówieniem, czy też brak terminowej płatności, to sytuacje nierzadkie w naszej codzienności gospodarczej. Ich przyczyną nie zawsze jest celowe działanie nieuczciwego partnera. W dzisiejszych czasach, konkurencja wymusza szybkie tempo prowadzenia biznesu. Za szybkim tempem idą niedomówienia, nieprecyzyjności, pomyłki, przeszkody natury technicznej i logistycznej itp. W takich sytuacjach, gdy w grę wchodzą niemałe pieniądze, zdenerwowani kontrahenci szukają rozwiązania w sądzie.
Podjęcie próby szukania porozumienia w przedsądowej mediacji gospodarczej pozwoli zaoszczędzić czas i koszty. Mediator skoncentruje się na rozwiązaniu następujących typów konfliktów:
- konfliktu relacji – mediator pomoże stronom w prowadzeniu spokojnych, partnerskich i rzeczowych rozmów, zapewniając im równowagę w negocjacjach,
- konfliktu danych – w trakcie mediacji gospodarczej obie strony będą miały okazję spokojnie wymienić się swoją wiedzą, informacjami i oceną zaistniałej sytuacji,
- konfliktu interesów – mediator wspólnie ze stronami będzie koncentrował się na szukaniu części wspólnej interesów stron przeciwnych, która mogłaby być punktem wyjścia do konstruowania przyszłego porozumienia,
- konfliktu strukturalnego – dla osiągnięcia porozumienia zwykle bardzo ważne jest dobre zrozumienie całokształtu sytuacji strony przeciwnej, a w szczególności jej możliwości technicznych, posiadanych zasobów, struktury organizacyjnej, istniejących priorytetów biznesowych. Brak takiego zrozumienia prowadzi właśnie do konfliktu strukturalnego. Rolą mediatora jest umożliwienie stronom lepszego wzajemnego rozumienia prowadzonych przez nie biznesów.
Chcesz wyjść ze spółki możliwie najbardziej korzystnie?
Przedsiębiorcy często określają prowadzony przez siebie biznes jako swoje dziecko. Taka metafora pokazuje ich stosunek emocjonalny do prowadzonej działalności gospodarczej. Wychodząc z założenia, że współpraca gospodarcza w formie spółki również angażuje emocje, to trzeba przyznać, że mogą one przypominać swojego rodzaju związek „małżeński” wspólników. Relacje wspólników przechodzą różne stadia, w zależności od faz rozwoju prowadzonej przez nich działalności gospodarczej i pełne są „wzlotów i upadków”. Zawiązanie spółki poprzedzają zwykle plany, które mają wszystkim uczestnikom przynieść sukces. Zdarza się jednak, że rzeczywistość te plany weryfikuje i konieczna jest ich poważna zmiana. Zmiana planów nie zawsze zdobywa poparcie wszystkich wspólników. Część z nich widzi przyszłość spółki inaczej, a niektórzy mogą chcieć się z niej wycofać. W rezultacie pomiędzy wspólnikami pojawiają się konflikty interesów.
W tego typu skomplikowanych sytuacjach bardzo pomocne okazują się mediacje gospodarcze prowadzone przez doświadczonego mediatora. Udział mediatora w negocjacjach pomiędzy wspólnikami pozwala skoncentrować się na problemach merytorycznych. Mediator gospodarczy, jako osoba z zewnątrz, posiadająca tak zwane świeże spojrzenie, nie obciążone polemikami i sporami toczącymi się w codziennej współpracy, przede wszystkim stara się zminimalizować wpływ emocjonalnej oceny sytuacji, którą siłą rzeczy posiada każdy ze wspólników. Koncentruje się na rozwiązaniu konfliktów interesów, konfliktów strukturalnych i konfliktów danych, z którymi borykają się strony mediacji. Mediator gospodarczy wspomaga wspólników w szukaniu rozwiązań, które mogłyby być akceptowalne dla każdego z nich, a jednocześnie koncentrowałyby się na aspektach czysto biznesowych i tworzyłyby wymierną wartość dodaną we wspólnie prowadzonej działalności gospodarczej.
Realizowana usługa nie została w pełni zaakceptowana przez zamawiającego?
Po zrealizowaniu usługi, w wielu przypadkach zdarzają się nieporozumienia i odmowa przelewu pełnej kwoty płatności, na którą strony się początkowo umówiły. Dla wykonawcy jest to zazwyczaj duże zaskoczenie. Podejrzewa on zamawiającego o nieuczciwość i niesprawiedliwą ocenę wykonanych przez siebie prac. Z drugiej strony zamawiający często pokazuje konkretne wady i niedociągnięcia. W takim przypadku skierowanie sprawy na drogę sądową zazwyczaj wiąże się z długotrwałą sprawą, w której główne decyzje będą należeć do biegłych sądowych. Dlaczego więc nie spróbować mediacji?
W trakcie mediacji mediator będzie się starał dowiedzieć, czy między stronami zaistniał konflikt danych i w pierwszym kroku będzie się starał go rozwiązać. Jeśli po przekazaniu sobie nawzajem przez strony wszelkich informacji na temat spornych kwestii nie ma dalej porozumienia, wtedy strony mogą sięgnąć po opinie biegłych rzeczoznawców. W mediacji strony mogą wspólnie wybrać rzeczoznawcę, do którego mają zaufanie. Zasięgnięcie takiej merytorycznej opinii najczęściej bardzo zbliża strony do porozumienia. Daje przede wszystkim wizję, jakie byłoby prawdopodobne postanowienie sądu w danej sprawie.
Zamawiający nałożył na Twoją firmę kary umowne w rezultacie realizacji zamówienia publicznego?
Często podczas realizacji umów w sprawie zamówienia publicznego następują opóźnienia lub inne przyczyny naliczenia przez zamawiającego kar umownych. Wykonawcom bardzo trudno jest je zaakceptować. Tym bardziej, że ze względu na schemat postępowania o zamówienie publiczne, nie mają oni możliwości negocjowania wysokości kar umownych przed podpisanie umowy.
Najczęstszą przyczyną naliczania kar umownych są opóźnienia. Zwykle właśnie w procesie mediacji gospodarczej, okazuję się, że przyczyny opóźnień często pozostawały poza wpływem wykonawcy lub też, że kary umowne są policzone dwa razy ze względu na zależności wynikające z harmonogramu prac lub też, że kara umowna jest rażąco wygórowana.
W takich sytuacjach ustępstwa obu stron sporu często prowadzą do zawarcia ugody, która następnie jest zatwierdzana przez sąd i po zatwierdzeniu ma moc wyroku sądu.
Twoja firma ma uzasadnione roszczenia budowlane wobec zamawiającego?
Roszczenia budowlane zwykle dotyczą pieniędzy lub terminów. Jak chodzi o pieniądze, w mediacji gospodarczej strony negocjują kwestie płatności za wykonane prace dodatkowe, nie przewidziane w momencie zawierania umowy. Punktem sporu jest to, czy prace zostały ujęte w kosztorysie czy nie, czy były konieczne, czy zostały zaakceptowane przez zamawiającego, czy konieczne było dodatkowe nowe zamówienie ze strony zamawiającego czy też nie itd. Natomiast w kwestiach terminów, zwykle chodzi o przesunięcia harmonogramu prac ze względu na przeszkody w ich realizacji, które powstały bez winy wykonawcy. Bywa, że przeszkody te realnie powstały po stronie zamawiającego.
Mediacja gospodarcza w kwestii roszczeń budowlanych może być wsparta opiniami biegłych rzeczoznawców i ekspertów budowlanych, jeśli strony tak postanowią. Sposoby rozwiązywania sporów dotyczących roszczeń budowlanych są często uregulowane w kontraktach budowlanych. Dobrym przykładem jest tu stosowanie ogólnych warunków FIDIC.
W trakcie realizacji umowy znacznie zmieniły się warunki gospodarcze istotne z punktu widzenia pierwotnej oferty?
W przypadku istotnej zmiany warunków gospodarczych w mediacji strony muszą uzgodnić, jakie konkretnie zmiany rynkowe miały wpływ na realizację ich umowy i w jaki sposób utrudniły jej realizację. W szczególnych przypadkach zmian rynkowych mocno podwyższających koszty, których strony nie mogły przewidzieć, możliwa jest waloryzacja kontraktów budowlanych. Szczegółowo omawiam tę problematykę w artykule: Mediacja gospodarcza waloryzacji wynagrodzenia w umowach o zamówienia publiczne.
Jesteś stroną umowy najmu, która stała się podstawą sporu pomiędzy najemcą a wynajmującym?
Pandemia Covid 19 spowodowała bardzo dużo problemów na rynku najmów komercyjnych. Wielomiesięczne zamknięcie galerii handlowych, wstrzymanie handlu i zakaż świadczenia usług doprowadziły wiele firm do trudnej sytuacji finansowej. Wstrzymanie lub zawieszenie działalności gospodarczej ze względu na pandemię uniemożliwiło wielu najemcom regularne wywiązywanie się z płatności czynszowych wobec wynajmujących. W takiej sytuacji mediacja gospodarcza pozwala stronom wzajemnie przedstawić sobie swoją sytuację i obiektywnie ją ocenić. Podstawą ugody jest zwykle chęć dalszej współpracy. Jeśli obie strony są zainteresowane kontynuowaniem najmu, zwykle ich skłonność do ustępstw pozwala na zawarcie ugody w mediacji gospodarczej.