Mediacje administracyjne mogą być prowadzone przez mediatora wpisanego na listę stałych mediatorów
Mediacje administracyjne mogą być rozpoczęte na każdym etapie postępowania administracyjnego (w pierwszej instancji, w toku postępowania odwoławczego jak również w toku postępowania nadzwyczajnego).
W mediacji administracyjnej stronami mogą być: organ administracji publicznej prowadzący postępowanie oraz strona lub strony tego postępowania albo wyłącznie strony postępowania między którymi zaistniał spór. Inicjatywa wszczęcia mediacji administracyjnej może zostać podjęta przez organ administracji lub przez którąś ze stron uczestniczących w sprawie.
Organ administracji publicznej powinien dążyć do polubownego rozstrzygania kwestii spornych
i starać się nakłonić strony do zawarcia ugody administracyjnej, w sprawach, w których biorą udział strony o rozbieżnych interesach. W przypadku niezgadzania się strony z decyzją organu administracji publicznej, organ ten może z własnej inicjatywy rozpocząć mediację administracyjną.
Mediacje administracyjne nie umożliwiają dowolnego rozwiązania sporu,
a jedynie takie, które mieszczą się w granicach obowiązujących przepisów administracyjnych. Zadaniem jest tu wyważenie interesu strony i interesu społecznego.
Główną zaletą przeprowadzenia mediacji administracyjnej dla organu administracji publicznej
jest możliwość przekonania strony o słuszności decyzji podejmowanej przez organ i w ten sposób zmniejszenia ryzyka zaskarżania tejże decyzji i wydłużania postępowania administracyjnego w przyszłości.
Mediacje administracyjne dobrze sprawdzają się w skomplikowanych sprawach celnych i podatkowych jak również w sprawach z nadzorem budowlanym i konserwatorem zabytków.